Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises doivent être capables de recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises comme les ETI doivent déjà en émettre. Le 1er septembre 2027, l’émission et l’e-reporting deviennent obligatoires pour les PME et les micro-entreprises, comme le rappelle impots.gouv.fr. La dématérialisation des factures n’est donc plus un projet de modernisation à ranger dans un coin : c’est une échéance datée.
Pennylane, plateforme agréée depuis décembre 2025, promet de faire passer tout ce circuit dans un outil déjà utilisé pour la gestion des factures. Bonne nouvelle pour une partie des dirigeants : un micro-entrepreneur sans TVA envoie et reçoit gratuitement. Pour les autres, la porte d’entrée la moins chère coûte 7 € HT par mois et passe par le compte pro de l’éditeur. Le fonctionnement de la facturation électronique n’a pourtant rien de mystérieux : désigner sa plateforme, émettre, suivre, recevoir, déclarer. Encore faut-il savoir où l’on met les pieds, et surtout quelle formule correspond à sa structure. Voici le parcours complet, étape par étape, avec les tarifs relevés le 12 octobre 2026.
En bref
- Free (0 €) : réservé aux micro-entrepreneurs sans TVA, envoi et réception inclus, sans comptable connecté ni banque synchronisée.
- Starter (7 €) : l’offre payante la plus accessible, mais elle impose d’ouvrir le compte pro Pennylane.
- Aucun supplément n’est facturé pour la facturation électronique : elle est incluse dans toutes les formules, jusqu’à 1 200 factures par an et par utilisateur.
- Trois délais à anticiper : 3 jours pour activer une première adresse de réception, environ 8 jours ouvrés pour un transfert depuis une autre plateforme.
- Un point de friction réel : les avis négatifs portent souvent sur l’inscription, pas sur l’usage quotidien de l’outil.
Le fonctionnement de la facturation électronique chez Pennylane
Première bonne nouvelle : il n’y a pas de module à activer quelque part. Tout se passe dans les espaces que l’entreprise utilise déjà au quotidien, ce qui évite la double saisie et les allers-retours entre deux interfaces.
- Ventes, puis Factures clients, pour émettre vers vos clients.
- Achats, puis Factures fournisseurs, pour encaisser les factures reçues.
- Paramètres, puis Transmission de factures, pour régler l’envoi et retrouver vos adresses de réception.
- Fiscalité, puis E-reporting, pour les déclarations à l’administration.
Vos factures partent au format Factur-X, l’un des trois formats officiels reconnus par la réforme. Concrètement, votre client voit un PDF classique, lisible par n’importe qui, mais ce PDF embarque des données structurées que sa plateforme sait lire automatiquement. C’est ce double niveau, lisible par un humain et exploitable par une machine, qui fait toute la différence par rapport à un simple scan.
Reste à choisir son camp technique. Le paysage des plateformes agréées pour la dématérialisation s’est étoffé depuis 2025, et Pennylane n’est pas la seule option crédible pour une PME.
La règle des 5 jalons : les étapes de facturation de bout en bout
Plutôt que de raisonner par menus, mieux vaut raisonner par jalons. Cinq suffisent pour couvrir tout le cycle, du référencement de la plateforme jusqu’au paiement du fournisseur. Cette méthode évite l’écueil classique : croire qu’il suffit de créer un modèle de facture pour être conforme.
- Désigner sa plateforme dans l’annuaire officiel, sans quoi vos fournisseurs ne savent pas où vous adresser leurs factures.
- Préparer la facture avec un client correctement identifié et des lignes vérifiées.
- Envoyer en activant une seule fois la transmission électronique.
- Suivre les statuts pour savoir s’il y a une action à mener.
- Recevoir et payer les factures fournisseurs, avec la contestation si nécessaire.
Un jalon oublié, et c’est tout le circuit qui se grippe. Le premier est de loin celui que l’on repousse le plus longtemps.
Jalon 1 : désigner Pennylane, l’étape que tout le monde reporte
Tant que l’inscription dans l’annuaire n’est pas faite, vos fournisseurs ne peuvent pas vous transmettre de facture électronique. La démarche se lance depuis l’écran d’accueil ou depuis le menu Facturation électronique. Trois conditions à vérifier avant de commencer : être le représentant légal de la structure, avoir activé la double authentification, et disposer d’une carte d’identité ou d’un passeport en cours de validité. Le permis de conduire n’est pas accepté.
Le parcours tient ensuite en trois temps. Vous confirmez d’abord l’entreprise via son SIREN, en sélectionnant les établissements concernés si vous en avez plusieurs. Vous validez votre identité, puis vous signez l’accord en ligne avec un code reçu par SMS : c’est ce document qui autorise l’éditeur à vous inscrire dans l’annuaire national.
À la sortie, une adresse de réception est créée. Vous n’avez rien à transmettre à vos fournisseurs, votre SIREN suffit pour qu’ils vous trouvent. Deux délais à intégrer : 3 jours pour une première inscription, le temps que l’annuaire enregistre l’adresse, et environ 8 jours ouvrés en cas de transfert depuis une autre plateforme. Votre expert-comptable peut aussi faire la démarche à votre place s’il travaille déjà sur l’outil.
Jalons 2 et 3 : préparer, puis envoyer sans se tromper
Direction Ventes, puis Factures clients. Pour un nouveau client, tapez son nom ou son SIREN : Pennylane récupère les informations dans la base officielle des entreprises. Vérifiez tout de même qu’il s’agit du bon établissement, en particulier pour un grand groupe qui en compte plusieurs.
Un point mérite trente secondes d’attention : une facture finalisée ne se modifie plus. La moindre correction passe par un avoir, puis par une nouvelle facture. Relire le client, les quantités et les montants dans l’aperçu n’est donc pas une perte de temps, c’est une assurance.
Pour activer l’envoi électronique, il faut passer une seule fois par Paramètres, Transmission de factures, onglet Facturation électronique. Si vous êtes une PME ou une micro-entreprise, l’obligation ne tombe qu’en septembre 2027, mais rien n’interdit d’activer le dispositif dès maintenant et de revenir en arrière si besoin.
Sur la facture, un clic sur Envoyer suffit : elle rejoint la plateforme de votre client, même s’il n’utilise pas Pennylane. Par défaut, il reçoit aussi un e-mail avec un lien sécurisé, sans le PDF en pièce jointe, pour éviter un double paiement. Vous pouvez personnaliser le message, ajouter une pièce jointe type devis signé, ou couper cette option si la transmission électronique vous suffit. Aucun rattrapage n’est possible après l’envoi : la facture est arrivée.
Jalons 4 et 5 : statuts, encaissement et cycle fournisseur
Une fois partie, la facture change d’état. Chaque statut répond à une question simple : avez-vous quelque chose à faire ?
- Déposée : la facture est bien arrivée sur la plateforme du client.
- Rejetée : problème technique ou mention non conforme, vous corrigez après lecture de la cause indiquée.
- Refusée : le client ne l’accepte pas, souvent pour une erreur de prix ou de quantité. Un appel vaut mieux qu’une refacturation à l’aveugle.
- Encaissée : vous avez été payé.
Si Pennylane retrouve le paiement seul, notamment via son compte pro, le statut se met à jour sans intervention. Pour un chèque ou un virement non identifié, c’est à vous de marquer la facture comme payée.
Recevoir une facture fournisseur : litige ou refus, le choix n’est pas anodin
Quand un fournisseur transmet une facture électronique, une notification arrive par e-mail et le document atterrit dans Achats, puis Factures fournisseurs. Un badge Électronique le distingue des factures reçues par e-mail classique, et les champs sont déjà remplis : aucune ressaisie.
Pour la première facture d’un nouveau fournisseur, une alerte s’affiche. Prenez le temps de contrôler son IBAN et la réalité de l’achat. La plateforme garantit la conformité du format, pas l’honnêteté de l’émetteur, et c’est une nuance qui a coûté cher à plus d’une entreprise.
En cas de problème, deux leviers existent :
- La mise en litige signale une erreur au fournisseur, un prix ou un taux de TVA erroné par exemple.
- Le refus définitif concerne une fraude, un doublon ou une facture qui ne vous est pas destinée.
Le refus est irréversible. L’outil demande d’ailleurs de taper « Refuser la facture » en toutes lettres pour confirmer. En cas de simple erreur, la mise en litige reste la bonne option. Attention à un détail de formule : ce choix n’existe qu’à partir de Starter, la formule Collaboratif ouverte par votre cabinet ne proposant que le refus.
Côté règlement, le bouton Payer apparaît à partir de Basique : vous payez via le compte pro ou par un export XML pour votre banque, et la facture passe en Payée. En dessous, vous réglez de votre côté et changez le statut manuellement. Quand votre comptable travaille sur le même outil, il voit la facture, le paiement et le rapprochement bancaire au même endroit que vous. C’est là que l’automatisation comptable devient tangible : plus d’envoi de justificatifs en fin de mois.
L’e-reporting, l’obligation dont personne ne parle en réunion
Vos ventes à des particuliers ou à des clients étrangers ne passent pas par la plateforme. Elles continuent de partir par e-mail, comme avant. Leurs montants doivent pourtant remonter à l’administration fiscale : c’est tout l’objet de l’e-reporting. Certains encaissements, notamment sur les prestations de services, sont concernés également.
L’échéance suit celle de l’émission électronique, donc septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises. Dans Pennylane, tout se joue dans Fiscalité, puis E-reporting : vous choisissez la période, le logiciel préremplit la déclaration à partir de vos factures et de vos paiements, vous contrôlez, puis vous envoyez au Portail public de facturation.
Pour les commerces qui encaissent en boutique ou en ligne, l’éditeur annonce des connecteurs avec plus de 50 solutions de caisse et d’e-commerce, histoire d’éviter la ressaisie des tickets. Un point à creuser avant de signer si votre activité repose sur du volume.
Formules Pennylane : le choix d’une offre adaptée à votre profil
Le premier réflexe consiste à chercher l’option « facturation électronique » dans la grille tarifaire. Elle n’existe pas, et c’est une bonne nouvelle : la fonctionnalité est incluse partout, sans surcoût, avec jusqu’à 1 200 factures par an pour un utilisateur. La formule à deux utilisateurs en gestion monte à 2 400 factures et ajoute trois comptes pour vos salariés.
| Formule | 1 utilisateur | 2 utilisateurs en gestion | Ce qu’elle ajoute pour vos factures |
|---|---|---|---|
| Free | 0 € (micro sans TVA) | Non disponible | Envoi et réception, sans comptable ni banque |
| Starter | 7 € | Non disponible | Compte pro obligatoire, banque et comptable connectés |
| Basique | 14 € | 29 € | Bouton Payer, acomptes |
| Essentiel | 24 € | 49 € | Relances automatiques, signature des devis, factures récurrentes |
| Premium | 79 € | 149 € | Module comptable pour tenir sa comptabilité |
Tarifs relevés le 12 octobre 2026, hors taxes, par mois, pour un utilisateur. Les formules payantes se testent 15 jours sans engagement. Le code DIGITIZ offre trois mois sur la première commande, sur les formules 1 et 5 utilisateurs : sur un an, Essentiel revient alors à 216 € HT au lieu de 288 €.
Quel logiciel de facturation choisir selon votre situation
Un micro-entrepreneur sans TVA n’a aucune raison de payer : l’offre Free le met en conformité pour 2027, en émission comme en réception. Une société ou une entreprise assujettie à la TVA doit en revanche basculer sur une formule payante. Starter est la moins chère, mais elle suppose d’ouvrir le compte pro de l’éditeur : à valider avant, pas après.
Le passage à Essentiel ne se justifie que si vous relancez régulièrement vos clients ou faites signer vos devis en ligne. Au-delà, Premium s’adresse à ceux qui veulent tenir leur comptabilité eux-mêmes. Pour comparer plus large, un tour d’horizon des meilleurs logiciels de facturation aide à situer Pennylane face à ses concurrents, notamment sur le prix et la connexion au cabinet.
Reste la question du partenaire comptable. Sur Trustpilot, Pennylane affiche 4,3 sur 5 pour 1 034 avis au 12 octobre 2026, avec une réponse systématique aux avis négatifs. Les retours positifs saluent la réactivité du support et l’accompagnement au démarrage. Les critiques, minoritaires, reviennent sur trois points : un support parfois difficile à joindre, des réponses contradictoires selon l’interlocuteur, et des inscriptions bloquées à l’étape de vérification d’identité ou sur un SIREN introuvable. Ces derniers cas concernent presque toujours la mise en route.
La vraie force de l’outil apparaît quand votre expert-comptable l’utilise déjà : factures, paiements et justificatifs vivent au même endroit. Demandez-lui donc sur quel logiciel il travaille avant de vous engager, et gardez en tête qu’un changement de cabinet reste possible, comme l’explique ce retour d’expérience sur Pennylane en remplacement d’un comptable.
Concrètement : micro-entrepreneur sans TVA, créez votre compte gratuit sans attendre. Société ou entreprise à la TVA, lancez les 15 jours d’essai, vérifiez que le compte pro vous convient, et faites l’inscription à l’annuaire au moins deux semaines avant l’échéance. Le code DIGITIZ fera le reste sur les trois premiers mois.
