Construire une communauté avec une équipe à distance

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Une main-d’œuvre éloignée a toujours eu ses avantages, comme l’accès à un vaste réservoir de talents de premier ordre. Mais la pandémie de coronavirus a obligé de nombreuses entreprises habituées à des bureaux physiques à commencer à travailler à distance. Les directeurs habitués au vendredi des beignets ou au mardi du team-building peuvent se demander comment créer un sentiment de communauté avec une équipe à distance.

« La situation de Covid-19 va entraîner des changements de personnel permanent. Les entreprises qui sont contraintes d’adopter un personnel éloigné devraient y réfléchir. Lorsque la pandémie sera passée, certains employés ne voudront plus retourner au bureau. Certains manqueront le bureau et voudront y retourner », a déclaré le PDG de TaxJar, Mark Faggiano, dont l’entreprise compte 160 travailleurs à distance.

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« Mais un groupe important de travailleurs va adorer être à la maison. Ils vont résister à l’envie d’y retourner. Cela va causer des problèmes à certaines organisations ».

L’un de ces problèmes est probablement le développement d’un sens de la communauté.

Voici quatre idées pour aider votre entreprise à construire une communauté avec sa main-d’œuvre éloignée.

Les équipes à distance peuvent être un atout important pour les entreprises, en particulier dans le sillage de la pandémie. Photo : Alizée Baudez.

Les équipes à distance peuvent être un atout important pour les entreprises, en particulier dans le sillage de la pandémie. Photo : Alizée Baudez.

Favoriser une communication ouverte

Les conversations et interactions spontanées sont courantes sur un lieu de travail physique.

Une question « rapide » sur la dernière campagne de marketing peut être une pause bienvenue pour se lever de son bureau, faire 20 pas bizarres vers le bureau d’un collègue et converser.

Ce type d’interaction est moins naturel avec les équipes à distance. Mais c’est quelque chose que vous pouvez encourager.

Tout d’abord, envisagez d’utiliser un logiciel de messagerie. Slack en est un exemple, mais il existe de nombreux autres outils de collaboration de groupe, dont Microsoft Teams, Facebook Workplace, Fleep, et d’autres similaires.

Deuxièmement, utilisez des statuts ou même un calendrier partagé pour savoir quand les membres de l’équipe sont ouverts aux interruptions.

Dans un bureau physique, je pourrais me rendre au poste de travail d’un collègue et lui poser une question au pire moment. Peut-être était-elle au milieu d’un projet important. Elle avait mis de l’ordre dans ses pensées et était prête à se concentrer sur la tâche. Puis je l’ai interrompue.

En tant que responsable, demandez aux membres de l’équipe de réserver une heure ou deux chaque jour lorsqu’ils sont ouverts et disponibles pour des communications synchrones (se produisant à la même heure).

Troisièmement, lorsque c’est possible, utilisez le chat vidéo. Par exemple, si la question susmentionnée est une urgence ou une échéance, vérifiez le statut de votre collègue et demandez un appel vidéo.

« Avez-vous une minute pour un appel vidéo ? J’ai une question sur… »

Permettre l’interaction sociale

Il est normal, dans un espace de travail physique, de discuter de ses amis, de sa famille et de ses activités sociales.

Vous pourriez découvrir la passion d’un collègue pour le golf en partageant la crème dans un café ou découvrir que le graphiste part tôt le mercredi pour s’entraîner avec son groupe, qui joue des tubes des années 70.

Ce type d’interactions sociales peut également se produire sur un lieu de travail éloigné.

Par exemple, imaginez que vous ayez une réunion quotidienne « debout » avec l’équipe à distance que vous dirigez. Les trois objectifs de cette réunion sont d’identifier ce que chaque membre de l’équipe a terminé hier, ce sur quoi il travaille aujourd’hui et les problèmes ou obstacles potentiels qui pourraient l’empêcher de terminer une tâche.

Au début de cette importante réunion – menée par vidéo – permettez quelques minutes de petite conversation. Demandez aux gens de parler, par exemple, de leur week-end. Et encouragez le genre d’échanges sociaux qui sont courants dans un bureau physique.

Ensuite, pensez à ajouter un canal uniquement pour l’interaction sociale dans Slack ou similaire. Ce canal pourrait être réservé aux messages sur les passe-temps et les passions. Définissez des règles de base pour le canal, mais laissez l’équipe poster ce qui l’intéresse.

Encourager la collaboration

La combinaison de plateformes de vidéoconférence (avec des capacités de partage d’écran) et d’outils collaboratifs tels que Google Sheets et Google Docs permet de travailler ensemble en temps réel.

Par exemple, l’équipe de développement de logiciels d’un détaillant omnicanal de l’Idaho se réunit à distance chaque semaine pour des projets logiciels. Parmi les participants figurent plusieurs codeurs.

Chaque membre de l’équipe peut partager son code ou un problème avec une tâche. Les autres développeurs de l’appel vidéo peuvent se joindre à eux, en proposant des suggestions de code, et même en testant le code pendant que le groupe travaille ensemble.

Dans certains cas, les développeurs peuvent avoir une « session de discussion », où chacun travaille sur une section de code distincte pendant quelques minutes pendant que toute l’équipe badine via le chat vidéo ouvert. Quelques minutes plus tard, ils testent ensemble chaque section.

Les créatifs, les managers et même les équipes du service clientèle peuvent tous collaborer de la même manière.

Superviser de manière responsable

Enfin, même le fait de superviser de manière responsable une équipe éloignée peut contribuer à développer un sentiment d’appartenance à la communauté.

  • Prévoyez des réunions vidéo régulières avec des individus et, séparément, avec l’ensemble du groupe.
  • Demandez aux gens sur quoi ils travaillent et vérifiez leurs progrès.
  • Respectez les horaires de travail et n’interrompez que lorsque les membres de l’équipe sont disponibles.