Au sein d’une entreprise ou d’un business, nous sommes toujours en quête de performance et de productivité. Il s’agit cependant d’objectifs souvent difficiles à atteindre et à organiser. Heureusement il existe différents outils permettant d’optimiser l’organisation et le suivi de projets. Parmi les outils les plus performants et les plus utilisés, Evernote et Notion se démarquent de la masse. Mais quelles sont les différences entre ces deux applications ? Découvrez notre comparatif pour y voir plus clair.
Présentation d’Evernote
Evernote est une application dont l’objectif est de vous aider à développer et à optimiser votre productivité. A la base, il s’agissait d’un simple logiciel de prise de notes. Mais ses fonctionnalités se sont par la suite considérablement développées, si bien qu’il est devenu de plus en plus flexible et puissant.
Ainsi, Evernote est devenue une application permettant la récolte et la sauvegarde de toutes les informations que vous jugez pouvant être importantes ou pertinentes pour votre quotidien ou votre activité professionnelle.
Elle vous permet ensuite d’organiser ces informations de manière dynamique grâce à des mots-clés (nommés « étiquettes » par le logiciel), des liens hypertextes et à l’organisateur de fichiers intégré.
Evernote peut donc être utilisé aussi bien pour noter sa liste de courses que pour organiser ses activités, son projet ou son travail de façon optimale. La flexibilité est le plus gros avantage offert par cette application, puisqu’on peut l’exploiter différemment, en fonction de nos besoins.
1. Organisation d’un carnet de bord avec Evernote
Si vous comptez utiliser Evernote pour la gestion de projets, alors la première étape à réaliser consistera en la création d’un dossier pour chaque projet. Passez ensuite au contenu en ajoutant des notes en fonction des informations récoltées.
Les notes en question peuvent se présenter sous différentes formes :
- manuscrites
- dactylographiées
- captures d’écran
- audio
- vidéo
Chaque note pourra ensuite être éditée différemment selon sa nature. Evernote vous permet aussi d’utiliser des rappels pour vos notes. Cette fonctionnalité vous sera utile pour vous rappeler d’échéances en lien avec un projet, ou d’informations importantes. L’application vous enverra alors un mail en début de journée en guise de rappel.
En ce qui concerne la structure de votre carnet de bord, Evernote vous donne la possibilité de hiérarchiser vos dossiers pour plus de clarté. Ainsi, pour mieux organiser vos notes, vous pouvez ajouter plusieurs sous-dossiers à chaque dossier.
2. L’interface d’Evernote
Pour la création de vos étiquettes et de vos dossiers, il est recommandé de procéder à ces opérations depuis un ordinateur. En effet, le fait de travailler sur un plus grand écran vous aidera à mieux visualiser et organiser votre carnet de bord. Evernote est un outil d’organisation en ligne particulièrement pratique et simple à utiliser depuis un ordinateur.
Une fois vos dossiers parfaitement organisés et hiérarchisés sur l’ordinateur, vous pourrez y avoir accès depuis votre smartphone. Et inversement, en cas de prises de notes avec votre smartphone ou d’enregistrement de commentaires audio, vous aurez accès à toutes les modifications et notes prises sur votre téléphone directement sur votre ordinateur. Cela est rendu possible grâce à la synchronisation automatique d’Evernote.
Les développeurs de cette application ont pris soin de concevoir une interface sur smartphone élégante, simple et intuitive. Si vous l’utilisez depuis un ordinateur, vous aurez le choix entre plusieurs modes de présentation. Vous serez ainsi libre d’opter pour celle qui vous sied le mieux.
Evernote est donc un logiciel pour l’organisation particulièrement simple à utiliser et proposant une interface claire et facilement compréhensible. Il vous appartient ensuite de l’utiliser à votre guise, de sorte que l’organisation de vos dossiers soit toute aussi claire que son interface.
3. Prix d’Evernote
Pour l’organisation de vos notes et de vos activités, il vous est tout à fait possible de vous contenter de la version gratuite d’Evernote. En effet, cette dernière propose déjà les fonctionnalités essentielles dont vous pourriez avoir besoin.
La version payante vous donnera cependant accès à des fonctionnalités plus poussées. Elle vous permettra par exemple :
- de bénéficier de fonctions de recherche complexe
- de faire des présentations diapos de vos notes
- d’accéder à vos notes même lorsque votre smartphone n’a pas de réseau.
Ces fonctionnalités additionnelles via la version payante sont certes utiles, mais elles ne sont cependant pas indispensables. Ainsi, la version gratuite d’Evernote vous donne accès à un outil puissant et flexible pour l’organisation et le suivi de vos projets.
Cette application est disponible en téléchargement depuis votre smartphone (Play Store pour Android, et App Store pour iOS), et aussi depuis votre ordinateur, via le site officiel evernote.com.
Présentation de Notion
Pour que vous puissiez faire votre choix final entre Evernote et Notion, il faut aussi que vous preniez connaissance des fonctionnalités de l’outil Notion. Notion est un logiciel de gestion de projet considéré comme étant un espace de travail tout-en-un.
Il est ainsi essentiellement utilisé pour prendre des notes, pour gérer des données et des connaissances, et pour assurer la gestion et le suivi de projets. Grâce à Notion, vous serez en mesure de commenter vos projets en cours, de recevoir des commentaires de personnes ou d’acteurs tiers, de participer à des discussions, etc.
1. Les offres et tarifs proposés par Notion
Les offres de Notion visent à répondre à deux principaux types de besoins. Elles s’articulent donc pour une utilisation personnelle, et pour les équipes de travail. Précisons que vous avez la possibilité de tester tous les plans gratuitement. Les plans disponibles sont :
L’offre « Personal«
Cette offre gratuite est destinée à une utilisation personnelle, et vous permet d’inviter jusqu’à 5 personnes. Elle vous donne la possibilité de créer un nombre illimité de contenu et de pages.
La limitation réside au niveau du téléchargement de fichiers. En effet, elle ne vous permet pas de dépasser les 5 Mo. Cette offre gratuite ne vous fait pas non plus bénéficier d’un historique des versions, ni d’autorisations avancées.
L’offre « Personal Pro«
Cette offre est réservée à une seule personne pour un tarif de 5$ par mois. Ici, vous ne serez limité ni en termes de nombre de personnes à inviter ni en termes de taille de fichiers à télécharger.
Ce niveau de service vous donne aussi accès à une assistance prioritaire, à un historique des versions et à d’autres autorisations avancées. Ainsi, lorsque vous partagerez vos notes à d’autres personnes, cette dernière fonctionnalité vous permettra de limiter ce qu’ils pourront en faire.
L’offre Team
Le plan Team offre toutes les fonctionnalités du plan Personal, et rajoute un espace de travail collaboratif ainsi que des outils d’administration. Il est proposé à 8$ par utilisateur par mois.
Les fonctionnalités de l’offre Enterprise
Ce plan correspond à une utilisation plus avancée de Notion. Il vous fait ainsi bénéficier d’un support dédié chez Notion. Il fait également profiter d’une sécurité avancée à l’ensemble de votre équipe. Si vous souhaitez opter pour ce plan, alors vous aurez à contacter directement l’équipe commerciale de Notion. Cette dernière vous fera alors un devis adapté à vos besoins.
2. Les principales fonctionnalités de Notion
Tout comme Evernote, Notion propose une interface esthétique et facile à prendre en main. Cette application s’est débarrassée de toutes les fonctionnalités superflues et non nécessaires. Elle vous donne aussi le choix entre plusieurs templates et laisse libre la création de vos propres templates. Vous pourrez alors accéder aux fonctionnalités de Notion avec plus de facilité.
Prise de note et documents
Notion permet le suivi des documents et des notes en utilisant des balises de mots-clés personnalisés. Le logiciel peut aussi être utilisé pour fixer des dates d’échéance ou encore ajouter des invités.
La navigation et la recherche se font de façon rapide et en toute simplicité depuis la barre latérale. Vous avez le choix entre garder les notes privées, ou les partager avec le reste de votre équipe.
Avec Notion vous pourrez écrire avec un espace/page clair et vide sans distraction. Vous pourrez ensuite y ajouter tout type de contenu, et le réorganiser tout simplement en faisant un glisser-déposer.
Les types de contenu sont variés. On peut citer en exemple des vidéos, des images, des morceaux de code, etc. Et pour plus de praticité, Notion propose plusieurs raccourcis afin que vous puissiez taper en continu sans nécessiter de toucher votre souris.
Les wikis
Avec Notion, vous parviendrez à centraliser toutes les informations que vous estimerez comme étant importantes. Elles peuvent être des contacts des employés, des objectifs de l’entreprise, etc. L’ajout et l’organisation de différents types de contenu sont également réalisables.
Notion vous permet d’imbriquer plusieurs pages entre elles afin de mieux les organiser et de les placer correctement. Vous pouvez aussi vous en servir pour collaborer avec votre équipe. Ainsi, les autres personnes/collègues/associés ayant accès à vos documents et contenus pourront les commenter avec des mentions dans les espaces de travail partagés.
Chaque utilisateur sera en mesure de partager un site web ou des pages individuelles avec des invités externes. L’utilisateur pourra d’ailleurs configurer différents niveaux d’accès afin de garder plus de contrôle.
La gestion de projets
Bien plus qu’un simple logiciel de prise de notes, Notion est un excellent outil pour planifier et suivre les projets et les tâches. Le logiciel peut être personnalisé afin de pouvoir définir les propriétés de leur base de données, dans le but de créer un flux de travail optimal.
Notion propose entre autres plusieurs vues pour la base de données : elle peut ainsi se présenter sous forme de calendrier, de tableau ou de cube à 6 facettes, et peut aussi être filtrée par propriétés. Enfin, Notion permet de lier vos notes entre elles en utilisant des backlinks via le raccourci « [[“.
Conclusion : comment choisir entre les deux outils ?
En conclusion, que vous choisissiez Evernote ou Notion, tout dépend de vos préférences.
Les deux outils ont des caractéristiques et des fonctionnalités étonnantes qui sont parfaites pour planifier ou organiser des informations. Le plus intéressant, c’est que les deux applications sont gratuites et offrent des fonctions de base.
Avec Evernote, vous pouvez être rapidement opérationnel, mais si vous souhaitez davantage de possibilités de personnalisation et d’outils de collaboration, Notion est la solution idéale. En faisant preuve de diligence, ces outils peuvent aider les utilisateurs de bien des façons à rendre leurs tâches quotidiennes plus faciles et plus efficaces.
En fin de compte, prenez le temps de décider quelle application répond le mieux à vos besoins, Evernote se présente comme étant la meilleure application si vous êtes en quête d’un outil rapide et facile d’utilisation. En revanche, si vous recherchez un outil pour la construction d’un système d’organisation et qui est très personnalisable, alors Notion serait pour vous la meilleure option.
